Todo acerto difícil começa do mesmo jeito: a revendedora jura que recebeu 80 peças, a sua anotação diz 86, e ninguém consegue provar nada. O romaneio de consignação de semijoias existe para que essa conversa nunca aconteça. Ele é a lista oficial do que saiu do seu estoque e foi para a maleta, com código, descrição, quantidade e valor, assinada pelas duas partes no dia da entrega.
Parece burocracia, mas é o contrário. Sem romaneio, cada acerto vira uma negociação. Com romaneio, vira uma conferência: o que saiu, o que vendeu, o que voltou e o que falta.
Romaneio, termo e acerto: cada um tem uma função
É comum misturar os três documentos, e aí nenhum deles funciona direito.
- Termo de consignação: é o acordo de regras. Prazo, comissão, responsabilidade por perda e avaria. Assina uma vez, no início da parceria. Se ainda não tem o seu, veja o que precisa constar no termo de consignação de semijoias.
- Romaneio: é a lista de peças de uma maleta específica. Cada envio tem o seu.
- Acerto: é o fechamento daquela maleta, que compara o romaneio com o que voltou e calcula o que a revendedora deve pagar.
O termo diz como o jogo funciona. O romaneio diz com quais peças ele está sendo jogado.
O que precisa ter no romaneio de consignação de semijoias
Um romaneio que protege a marca tem, no mínimo, estes campos:
Cabeçalho
- Número do romaneio (sequencial, nunca repetido)
- Nome e CPF da revendedora
- Data de saída e data prevista de acerto
- Quem montou e quem conferiu a maleta
Linha por peça
- Código da peça (o mesmo da etiqueta)
- Descrição curta: tipo, banho e acabamento, por exemplo "brinco argola 2 cm banho ouro 18k"
- Quantidade
- Preço de venda sugerido
- Valor de custo ou valor de reposição, para o caso de perda
Rodapé
- Total de peças
- Valor total da maleta pelo preço de venda
- Comissão combinada para aquele envio
- Assinatura das duas partes, física ou digital
Se a peça não tem código, o romaneio perde metade do valor. "Três anéis dourados" não prova nada. "AN-0412, AN-0413, AN-0418" prova. Se você ainda não codifica o estoque, comece pela etiqueta para semijoias.
Antes e depois: a mesma maleta com e sem romaneio
Um cenário ilustrativo, com números redondos.
Maleta com 90 peças, preço médio de R$ 95. Valor total: R$ 8.550.
Sem romaneio. No acerto voltam 58 peças e a revendedora informa 26 vendidas. Sobram 6 peças sem explicação, R$ 570 pelo preço de venda. Você acha que entregou 90, ela acha que recebeu 84. Sem lista assinada, o caminho mais comum é dividir o prejuízo ou deixar para lá. Em uma rede de 25 revendedoras, se isso acontece em 1 de cada 5 acertos, são 5 maletas por ciclo com diferença média de R$ 570. Quase R$ 2.900 por ciclo saindo pela porta.
Com romaneio. As mesmas 6 peças aparecem como faltantes, com código. A revendedora vê a lista que ela mesma assinou. A conversa deixa de ser "quem está certa" e passa a ser "o que aconteceu com estas seis". Em boa parte dos casos, as peças estão na bolsa, com uma cliente que levou para provar ou foram vendidas e não anotadas.
O romaneio não impede a perda, mas transforma perda invisível em pendência com nome e código.
Como conferir na saída e na volta
Na saída
- Monte a maleta a partir do sistema, não da memória.
- Gere o romaneio e confira peça por peça contra a lista, de preferência com uma segunda pessoa.
- Entregue uma cópia para a revendedora e peça que ela confira na hora, antes de sair.
- Registre a assinatura. Romaneio sem assinatura é só uma lista.
Na volta
- Confira o que voltou contra o romaneio original, sem olhar o que a revendedora diz ter vendido. É a chamada conferência às cegas.
- Só depois compare com as vendas informadas.
- O que não fechar vira pendência com código, não desconto no olho.
O roteiro completo de fechamento está em acerto de maleta de semijoias.
Erros comuns com romaneio de maleta
- Romaneio feito depois da entrega. A revendedora já saiu, você monta a lista de cabeça. Não vale nada como prova.
- Reposição sem romaneio complementar. Você entrega mais 10 peças no meio do ciclo e não registra. No acerto, ninguém lembra.
- Troca de peça entre revendedoras sem baixa. Uma revendedora passa um colar para outra e o romaneio continua dizendo que ele está com a primeira. Se isso acontece na sua rede, veja como transferir peças entre revendedoras sem quebrar o rastreio.
- Descrição genérica. "Kit brincos" no lugar de cada código.
- Valor de reposição em branco. Na hora da perda, você descobre que não combinou quanto ela vale.
Papel, planilha ou sistema
Papel com carbono funciona para 3 ou 4 revendedoras. A partir daí, o volume derruba qualquer controle manual: são dezenas de romaneios abertos ao mesmo tempo, com reposições e trocas no meio.
A planilha melhora a busca, mas não resolve o principal: o romaneio precisa nascer do estoque e devolver as peças ao estoque no acerto. Se as duas coisas estão em arquivos separados, alguém vai esquecer de atualizar um deles.
Perguntas frequentes (FAQ)
Romaneio substitui a nota fiscal de remessa em consignação?
Não. O romaneio é um controle operacional entre você e a revendedora. A parte fiscal depende do seu regime tributário e precisa ser vista com o seu contador.
Preciso de um romaneio novo a cada reposição?
Sim, ou um aditivo ao romaneio original com as peças acrescentadas e nova assinatura. O importante é que toda peça que saiu tenha registro.
Assinatura digital vale para romaneio?
Para o controle entre as partes, sim. O que importa é ter o aceite da revendedora registrado com data, de forma que ela não possa dizer que não viu a lista.
Quanto tempo guardar os romaneios?
Pelo menos até o acerto fechado e pago. Na prática, guarde o histórico inteiro: ele mostra quais revendedoras têm diferença recorrente.
Quer que cada maleta saia com romaneio gerado do estoque e volte conferida peça por peça? O EasySale registra o envio, a reposição e o acerto de cada revendedora em um só lugar.
Lista assinada na saída economiza discussão na volta.