O inventário de semijoias costuma ser feito na pior hora: em janeiro, depois do Natal, quando metade das peças já foi vendida sem registro e a outra metade voltou de maletas que ninguém conferiu direito. Aí o número do sistema diz uma coisa, a gaveta diz outra e a diferença vira "perda" sem explicação.
Outubro é a janela certa. O movimento ainda está normal, as maletas de fim de ano ainda não saíram e você tem tempo de corrigir o que achar antes de Black Friday e Natal.
Por que fazer o inventário de semijoias em outubro, e não em janeiro
Em novembro e dezembro, a sua rede vende o maior volume do ano. Se você entra nesse período com estoque errado, três coisas acontecem:
- Você compra reposição de peça que já tem, porque o sistema mostra zero.
- Você deixa de mandar peça que acha que tem, porque o sistema mostra cinco e a gaveta está vazia.
- As divergências do ano inteiro se misturam com as de dezembro, e ninguém consegue mais separar uma da outra.
Contar em outubro é limpar a base antes da corrida. Janeiro serve para conferir, não para descobrir.
Antes e depois: o que muda com uma contagem bem feita
Um exemplo ilustrativo, de uma marca com 2.400 peças cadastradas e 18 revendedoras:
- Antes: o sistema mostra 2.400 peças. Ninguém sabe quantas estão na casa e quantas na rua. A compra de novembro é feita no olho.
- Depois: 1.520 peças na casa, 790 em 18 maletas, 52 com divergência (31 achadas, 21 cobradas ou baixadas) e 38 paradas há mais de 120 dias, separadas para ação.
As 52 divergências representam pouco mais de 2% do estoque. Com preço médio de R$ 60, são cerca de R$ 3.100 que estavam no sistema sem existir. Essa é a conta que você quer fazer em outubro, não em janeiro.
Etapa 1: congele as movimentações por um dia
Inventário com peça entrando e saindo não fecha. Escolha um dia de pouco movimento e combine:
- Nenhuma maleta nova sai até a contagem da casa terminar.
- Pedidos online do dia ficam separados numa caixa, sem baixa, até o fim da contagem.
- Reposição recebida do fornecedor fica lacrada e é lançada depois.
Um dia parado custa menos do que um mês de estoque errado.
Etapa 2: conte o estoque da casa por código
Contar por gaveta e por peso é rápido, mas não serve para consignação. Você precisa saber quais peças existem, não quantas gramas de brinco tem na prateleira.
O jeito que funciona:
- Divida o estoque em blocos (brincos, colares, anéis, pulseiras, conjuntos).
- Duas pessoas por bloco: uma lê o código, a outra lança.
- Peça sem etiqueta vai para uma caixa separada, que é tratada no fim.
- Ao terminar o bloco, compare com o sistema antes de abrir o próximo.
Se o seu estoque ainda não tem código por peça, este é o momento de começar. O passo a passo está em etiqueta para semijoias.
Etapa 3: confira o estoque que está na rua
Aqui está a parte que quase ninguém faz. As peças com as revendedoras também são seu estoque, e precisam entrar no inventário de semijoias.
Você tem duas opções:
- Antecipar acertos: chame para acerto as maletas que vencem nas próximas três semanas. Você confere peça a peça e já renova para o fim de ano.
- Conferência por foto: para as maletas que não vencem agora, peça uma foto da maleta aberta com as etiquetas visíveis. Não substitui o acerto, mas mostra se o que está no sistema bate com o que está com ela.
Maleta que não responde em 48 horas entra na lista de atenção. Silêncio em outubro costuma virar problema em dezembro.
Etapa 4: trate as divergências, uma por uma
Toda divergência tem uma de quatro causas. Classifique antes de baixar qualquer coisa:
- Erro de lançamento: peça vendida e não baixada, ou devolvida e não lançada. Corrija o registro.
- Peça trocada: a revendedora devolveu um brinco no lugar de outro parecido. Corrija os dois códigos.
- Peça perdida: não está na casa nem na maleta. Siga o procedimento de peça perdida na consignação.
- Peça avariada ou oxidada: existe, mas não pode ser vendida. Separe para troca com o fornecedor ou para baixa.
Baixar tudo como "perda" sem classificar apaga a informação que mostraria onde o problema está.
Etapa 5: decida o que fazer com a peça parada
O inventário vai mostrar peças que não saem há meses. Antes do Natal, você tem três destinos para elas:
- Montar kits de presente com uma peça de giro e uma parada.
- Enviar para revendedoras com perfil de cliente diferente.
- Reservar para a ação de Black Friday, com desconto calculado. Veja como fazer isso sem perder margem em Black Friday de semijoias.
O que não dá é deixar a peça parada ocupando espaço na maleta de dezembro.
Perguntas frequentes (FAQ)
De quanto em quanto tempo fazer inventário de semijoias?
Uma contagem completa por ano, de preferência em outubro, e contagens parciais por bloco a cada trimestre. O acerto de cada maleta funciona como inventário contínuo do estoque que está na rua.
Preciso contar as maletas das revendedoras?
Sim. Elas são estoque seu. Se ficarem de fora, o inventário mostra só parte do que você tem e a divergência real fica escondida.
Quanto de divergência é normal?
Não existe número aceitável fixo, mas acima de 2% do estoque já pede investigação por revendedora e por tipo de peça.
Dá para fazer inventário sem parar as vendas?
Dá, por blocos, mas a contagem da casa precisa de um período sem movimentação. Um dia de pausa é o mínimo.
Quer saber, a qualquer momento, quantas peças estão na casa e quantas estão em cada maleta, sem precisar parar tudo para contar? O EasySale mantém o estoque consignado separado por revendedora, peça por peça.
Estoque que ninguém conta não está organizado. Está só quieto, esperando dezembro para dar a notícia.